一つの業務から始める、AI業務改善

月末にExcelから数字を拾い、集計表と報告文を作る。問い合わせのたびに過去の対応を探し、返信を書く。こうした繰り返し作業を、一つずつ見直すのが「AI業務改善」です。

改善計画は、具体的な一つの業務について、整理から設定・小規模な実装、試行・調整、効果確認、引継ぎまでを支援します。

一つの仕事と完成条件を決める

対象は「問い合わせの返信下書き」「決まったExcelからの月次集計」など、入力と出力を確かめられる一つの仕事です。

完成条件は「必要な項目を取り出せる」「元の情報と照合できる」「担当者が操作できる」など、着手前に合意します。情報不足や対象外の形式を人の確認へ戻す方法も決めます。

AIの月額サービス（サブスク）を使う方法、業務システムにAIを組み込むAPI、ChatGPT Workで資料を参照するプラグインも比較し、仕事に合う導入方法を提案します。使う画面、処理の頻度、参照する情報、費用と保守の負担を比べ、必要な接続を合意した範囲で作成します。

サブスクは契約・課金の形です。API組込みやプラグインは接続・利用方法で、組み合わせて使う場合もあります。

当社の制作実績として、ChatGPT WorkからGoogleドライブの資料を読み取り専用で参照する自作プラグインなどがあります。資料を毎回添付する代わりに、許可した資料を参照して要点や下書きを作る接続です。

接続側で別のAI APIを呼ばない構成なら、AI APIの従量料金は別途かからず、ChatGPTの契約条件（新しいタブで開きます）と利用枠で使えます。接続先やサーバーの費用は別に確認します。

以下は説明用に独立して作った架空例です。導入実績や改善効果ではありません。実際の対象は一つを選びます。

現在は、問い合わせを読み、用件を分類し、対応表へ転記して返信を書いています。支援では、用件・確認事項・返信下書きを出し、対応記録へ残す流れを整えます。

お客様が事実関係と回答内容を確認し、送信を判断します。分類ルール、対応記録のひな形、下書きの設定、確認・送信の手順を残します。

現在は、同じ形式のExcelから数字を拾い、集計表と報告文を作っています。支援では、決めた列と期間をプログラムで集計し、AIで報告文の下書きを作る流れを用意します。

お客様が集計条件、元の数字との一致、説明の妥当性を確認します。集計処理、条件を記した資料、報告のひな形、確認手順を残します。

1か月目は、対象と完成条件を決めて試作。 現在の負担、使える情報、通常と例外の違いを確認し、方法を選びます。

2か月目は、実務で試して調整。 誤りや確認の負担を記録し、設定・処理・手順を直します。条件を満たさない場合に、従来の方法へ戻す手順も用意します。

3か月目は、効果確認と引継ぎ。 完成条件と残る課題を確認し、担当者が操作できるかを確かめます。継続する場合は、次の作業・費用・期間を合意します。

文章の整理や下書きにはAIを検討し、計算・照合・決まった規則には通常のプログラムや既存ツールも使います。

作業時間は、準備、出力の確認・修正、失敗時の手直しまで含め、同じ件数・条件で比較します。短縮した時間を、そのまま人件費削減や売上増加とは扱いません。詳しくはAI導入前の評価方法で説明しています。

改善計画は、業務整理、方法の選定、設定・小規模な実装、試行後の調整、効果確認、引継ぎを担います。お客様には、担当者を決め、資料と業務ルールを提供し、実務で試して結果を確認していただきます。外部へ渡してよい情報も双方で確認します。

残す内容は、対象・完成条件の資料、設定したツールや処理、実装した場合のコード、操作・確認・例外対応の手順、試行と効果確認の記録です。アカウントやコード・資料の管理者、利用・変更条件も合意します。

外部サービス利用料、大きなシステム連携、対象業務の追加は別途確認します。小規模実装の範囲と作業量は着手前に合意します。継続時の作業・費用と、終了後の保守についても確認します。

使いたいAIが決まっていなくても、「月次集計の転記を減らしたい」など、今の仕事から相談できます。AI活用・導入支援とサービスと製品もご覧いただき、資料、件数、希望時期、予算を分かる範囲で相談フォームからお聞かせください。